La gestión de repases médicos es uno de los aspectos más desafiantes de la administración de clínicas y centros de salud. Esto se debe a que el proceso involucra directamente las finanzas de la institución, la relación con los profesionales e incluso la conformidad fiscal. Cuando el control no está bien estructurado, surgen problemas como pagos incorrectos, retrasos, falta de transparencia y desconfianza entre el cuerpo médico y la gestión. Dichas fallas no solo comprometen la salud financiera de la clínica, sino que también afectan la motivación y la retención de los profesionales.

Con un buen proceso, sin embargo, el repase deja de ser motivo de fricción y se convierte en un instrumento de confianza y previsibilidad. El secreto está en estandarizar reglas, alinear expectativas, mapear excepciones e integrar la tecnología al día a día de la operación. En este artículo, vamos a abordar cómo controlar el repase médico.

¿Qué es el repase médico?

El repase médico corresponde al valor que la clínica paga al profesional de acuerdo con su producción. Esto incluye consultas, procedimientos, estudios, paquetes de sesiones e incluso atenciones realizadas por aseguradoras o convenios. Aunque parezca simple, el cálculo es complejo: entre el valor cobrado al paciente o a la aseguradora y lo que realmente llega al médico, existen diversas deducciones como tasas administrativas, impuestos, glosas, descuentos y costos operativos.

Un ejemplo: una consulta privada de 200 reales (aprox. 70 USD) puede sufrir un descuento del 5% de la operadora de tarjetas, 10 reales de tasa administrativa de la clínica y retención de ISS (impuesto municipal en Brasil, equivalente a tasas locales en algunos países), resultando en un valor neto muy diferente. Si no hay claridad ni registro de estos factores, tanto la clínica como el médico pueden impugnar el cálculo.

¿Por qué es crítico controlar bien este proceso?

  • Impacta el flujo de caja de la clínica.
  • Define el nivel de satisfacción del cuerpo médico.
  • Garantiza transparencia contractual.
  • Reduce riesgos fiscales y legales.

Modelos de repase más utilizados

Antes de pensar en sistemas y reportes, es esencial definir qué modelos de repase se adoptarán. Entre los más comunes están:

  • Porcentaje sobre la producción: el profesional recibe un porcentaje del valor neto obtenido con sus atenciones.
  • Valor fijo por atención: cada consulta o procedimiento genera una cantidad definida, independientemente de lo cobrado al paciente.
  • Tabla diferenciada por procedimiento: basada en tablas como TUSS, CBHPM (referenciales brasileños) o valores internos.
  • Paquetes o sesiones: común en fisioterapia y psicología, donde el repase puede hacerse por sesión realizada o por paquete cerrado.
  • Modelos híbridos: combinan porcentaje y valor fijo o varían según la fuente pagadora (seguro, convenio o particular).

La claridad en el modelo es indispensable para que la automatización del proceso sea posible. Es recomendable que todas las reglas estén registradas en contrato o adendo estandarizado, reduciendo ambigüedades.

El flujo del repase: de la atención al pago

Un control eficiente debe estructurarse en etapas claras:

  1. Registro de la producción: todo comienza en la agenda y en el expediente clínico electrónico, con la marcación del servicio concluido.
  2. Consolidación de ingresos: clasificación por fuente pagadora, tipo de procedimiento y centro de costo.
  3. Tratamiento de excepciones: cancelaciones, inasistencias, glosas, descuentos y devoluciones deben tratarse de forma estandarizada.
  4. Cálculo del repase: aplicación de las reglas contractuales y deducciones.
  5. Validación y aprobación: doble revisión por el área financiera y coordinación médica.
  6. Pago y conciliación: liquidación vía transferencia, pago electrónico o integrado al sistema financiero.

Cada etapa necesita un responsable definido y trazabilidad de auditoría, evitando dudas o retrabajos. Lo ideal es que todo el proceso ocurra dentro de un único sistema.

Definición de la base de cálculo

Uno de los puntos más delicados es definir la base de cálculo. Puede ser:

  • Sobre el valor bruto facturado: simple, pero puede incluir valores aún no recibidos.
  • Sobre el valor neto recibido: más realista, pues considera tasas y descuentos.
  • Por devengo (competencia): el repase ocurre en el mes en que se realizó la atención.
  • Por caja: el repase se hace solo cuando el valor realmente entra en la cuenta de la clínica.

Clínicas que trabajan mucho con seguros o convenios generalmente prefieren el modelo por recibo, evitando desajustes financieros. Es fundamental registrar en contrato qué tasas (tarjeta, emisión de factura electrónica, materiales, OPME) y qué impuestos (IRRF, ISS u otros locales) entran en la base del cálculo.

Conformidad fiscal y documental

El aspecto tributario exige atención. Incluso cuando el profesional es persona jurídica, algunos municipios o países exigen retención de impuestos sobre servicios. Además, el impuesto a la renta puede aplicarse según la naturaleza del pago.

Para evitar problemas:

  • Mantenga actualizados los registros fiscales y contractuales.
  • Exija facturas correctamente emitidas.
  • Parametrice alícuotas y retenciones en el sistema.
  • Garantice trazabilidad de cambios y auditorías.

Un error de cálculo puede generar pasivos financieros y sanciones para la clínica, afectando su reputación y solidez.

Indicadores a monitorear

Controlar no es solo pagar. Es necesario medir y analizar continuamente el desempeño del proceso. Indicadores útiles incluyen:

  • Plazo medio de repase: tiempo entre la atención y el pago.
  • Porcentaje de divergencias: ítems reprocesados por error.
  • Tasa de glosas por convenio: permite renegociar o mejorar procesos de facturación.
  • Participación de los repases en el ingreso neto: muestra el peso de los honorarios en el presupuesto.

Estos números alimentan reportes como el estado de resultados (DRE gerencial), ayudando a la clínica a tomar decisiones estratégicas.

La tecnología como aliada

Con gran volumen de atenciones, depender de hojas de cálculo aumenta los riesgos de error. Un sistema de gestión clínica es esencial. Recursos recomendados incluyen:

  • Reglas flexibles de comisionamiento.
  • Integración entre agenda, expediente clínico, facturación y finanzas.
  • Conciliación bancaria y de tarjetas.
  • Reportes detallados por profesional y unidad.
  • Perfiles de acceso y trazabilidad de auditoría.

Ninsaúde Clinic, por ejemplo, ofrece un módulo financiero integrado que permite calcular comisiones porcentuales, fijas o híbridas, controlar paquetes y sesiones e integrar los cobros (transferencia electrónica, link de pago, tarjeta) al flujo de repase. Esto reduce divergencias y garantiza mayor transparencia.

Cómo manejar excepciones

No siempre todo ocurre como se planea. Cancelaciones, inasistencias y descuentos necesitan reglas claras:

  • Inasistencias y cancelaciones: defina si hay tasa trasladada al profesional.
  • Uso de sala y materiales: establezca retenciones fijas o porcentuales.
  • Campañas y descuentos: determine quién absorbe el valor.
  • Glosas: cree política de reprocesamiento con plazos definidos.

Todas las excepciones deben registrarse en sistema con justificación y responsable por la aprobación. Esto asegura trazabilidad y reduce cuestionamientos futuros.

Seguros y convenios: impacto en el repase

En clínicas que trabajan con convenios, el control de repase también depende de la facturación estandarizada (ej. TISS en Brasil) y de la gestión de glosas. Buenas prácticas incluyen:

  • Verificar autorizaciones antes del envío.
  • Monitorear estatus (enviado, pendiente, pagado, glosado).
  • Analizar glosas recurrentes para ajustar procesos.
  • Integrar facturación y repase, ya sea por devengo o caja.

Esa integración evita que la clínica pague valores que nunca serán recibidos.

Comunicación y transparencia con los profesionales

Un factor muchas veces olvidado es la comunicación. El cuerpo médico necesita claridad para confiar en el proceso:

  • Envíe extractos detallados de repase.
  • Ofrezca portal o aplicación con acceso a datos de producción.
  • Defina calendario fijo de pagos.
  • Establezca canal de reclamos con plazos de respuesta.

Cuanto más transparente sea el proceso, menos conflictos existirán entre clínica y médicos.

Checklist de buenas prácticas

Antes de cada cierre, revise:

  • Registros y tablas actualizados.
  • Contratos revisados y estandarizados.
  • Base de cálculo clara y documentada.
  • Políticas de excepción definidas.
  • Conciliación de cobros concluida.
  • Extractos enviados con anticipación.

Este checklist, simple pero poderoso, ayuda a evitar errores repetitivos.

Casos prácticos

  • Clínica privada: adoptó repase sobre valor neto recibido, considerando tasas de tarjeta. Resultado: disminución del 30% en divergencias.
  • Red de fisioterapia: estructuró repase por sesión concluida en paquetes, reduciendo inasistencias y mejorando la adherencia.
  • Clínica con convenios: vinculó el estatus de facturas TISS al cálculo, evitando pagos de servicios aún no cobrados.

Estos ejemplos muestran que pequeños ajustes en la parametrización generan resultados relevantes.

Repase bien controlado, clínica más previsible

Controlar el repase médico no es solo una tarea administrativa; es una estrategia de sostenibilidad. Cuando el proceso es estandarizado, auditable y transparente, la clínica gana previsibilidad financiera, el profesional confía más en la gestión y el paciente percibe indirectamente la calidad de la organización. Al combinar contratos claros, gobernanza sobre excepciones y apoyo tecnológico, el repase deja de ser un dolor de cabeza y se transforma en un diferencial competitivo. Ese es el camino para las clínicas que desean crecer de manera sólida y profesional.